Zeno · CRM AEIG · EDMS

Suivi des chantiers et plan de charge

Chantiers : audit direct du code, vérifié le 07/09/2026 · CRM AEIG le 09/09/2026 Plan de charge : –
9Fonctionnels
8En cours
0Bloqués
0Pas démarrés
11Sans CDC
Statut
CDC
17 chantiers affichés sur 17
Chantier Statut CDC Porteur Dernière activité
Architecture globale (refonte technique)Revoir en profondeur comment Zeno est construit : comment les données sont reliées entre elles, comment les accès sont contrôlés, et comment séparer l'environnement de test de celui utilisé par les vrais utilisateurs
En cours Deux accès secondaires encore lisibles sans connexion
CDC Oui Franck Birbaⓘ 05/10 ›
Diagnostic complet fait (données, accès, code obsolète)
Document de vision cible de Zeno rédigé et validé (Franck Birba)
Spec de structuration de Zeno et de ses modules rédigée et validée (Yemalin Modeste)
Décision actée : chaque marque aura sa propre installation Zeno indépendante, plutôt qu'une installation unique partagée par toutes (pour qu'une panne ou une mise à jour chez une marque ne touche jamais les autres)
Décision actée : Digital Valley sera la première marque à utiliser la nouvelle version ; Epitech restera sur l'ancienne le temps que ce soit stabilisé. Rappelé le 06/10 par Franck Birba : la nouvelle version (CRM AEIG) est pour les autres marques ; Epitech reste sur Zeno actuel, la bascule se fera plus tard, sans date fixée
Corriger les accès non protégés déjà identifiés : la signature électronique a été protégée le 04/09, puis six accès fermés le 05/10 (listes des enseignants et de l'équipe pédagogique ouvertes sans connexion, statistiques du site, fiches candidats modifiables par le candidat lui-même, brouillons d'articles, statistiques de formulaires). Livré, mise en production à confirmer. Restent lisibles sans connexion : les réglages généraux et le détail d'un persona
Les droits d'accès aux écrans sont réconciliés entre l'écran, le serveur et les Réglages → Rôles (03-04/10) : enregistrer une équipe ne lui retire plus d'accès, et chaque équipe peut ouvrir les écrans auxquels elle a droit. Mise en production à confirmer
À vérifier avec de vrais comptes : la gestion des tickets s'ouvre désormais pour la pédagogie, les admissions, le campus, le career center et la finance, et les quiz pour les admissions — des écrans que ces équipes n'avaient jamais vus
Fiches techniques des 12 modules cibles, gabarit commun et registre des incohérences de données — rédigées le 19 août. Rédaction terminée
Le développement de la nouvelle version a été à l'arrêt du 17/08 au 07/09. Il a repris le 07/09 (le travail d'août a été intégré ce jour-là) et n'a pas cessé depuis : 276 modifications jusqu'au 05/10, outil de mise en ligne de l'instance Digital Valley créé le 29/09. Détail dans « Socle multi-marques », onglet CRM AEIG
Migrer progressivement les autres chantiers vers la nouvelle structure — en cours : la nouvelle version compte 24 modules (CRM, admission, communication, formulaires, documents, signature, agenda, tickets, marketing…), et du 01 au 05/10 une série de lots a repris dans la nouvelle version les fonctions de la version actuelle
Terminer la modernisation des écrans encore sur l'ancien système d'affichage — en cours : connexion des parents passée au nouveau système le 28/09, portail étudiant le 05/10
Prévu : nettoyer le code obsolète au fur et à mesure des chantiers
Nouvelle version — instance Digital Valley : outil de mise en ligne en production créé le 29/09 (mise en ligne manuelle, sauvegarde avant chaque mise en ligne et chaque nuit, retour automatique à la version précédente si les contrôles échouent). Mise en service réelle et usage à confirmer
Dev PlatformOutillage de développement et mise en ligne
En cours
CDC Oui Franck Birbaⓘ 06/10 ›
Démarrage de l'environnement de travail en une seule commande
Vérification automatique avant chaque mise en ligne
Mise en ligne en deux étapes avec garde-fou de sécurité
Garde-fou contre le retour en arrière à la mise en ligne : une version plus ancienne que celle en service est refusée, sauf demande explicite — en place depuis le 18/09 au soir, après un incident le jour même (la production avait reculé une dizaine de minutes sans aucune alerte)
Outils de réparation en cas d'incident sur les données
Surveillance automatique des services externes essentiels (signature électronique, envoi d'e-mails, paiement) — le contrôle quotidien ne se lance plus tout seul depuis le 07/09 (coupé avec d'autres contrôles qui échouaient en boucle) : il ne se lance plus qu'à la main
Bloqué : plusieurs incidents de données récents, nettoyage encore en cours — nouveaux outils de rattrapage ajoutés les 28/09, 29/09 et 01/10 (signatures électroniques manquées dans les dossiers d'inscription, certificats de scolarité, documents de contrat finaux)
Mettre en place une répartition de charge et un cache devant les serveurs
Migration vers le nouveau serveur (grappe Kubernetes) — n'a pas pu se faire le 22/08 comme prévu, à replanifier. Vérifié le 06/10 : aucun travail dans le code sur ce sujet depuis
Configurer le basculement automatique en cas de panne d'un serveur (fail-over)
Mettre en place un système pour déployer rapidement des services réutilisables (bases de données, etc.) à la demande
Mettre en place une infrastructure de test dédiée au chantier de refonte technique — tentée le 10/09 pour la nouvelle version, jamais aboutie, puis abandonnée le 29/09 au profit d'une mise en ligne directe de l'instance Digital Valley
Migrer les images techniques stockées sur un compte personnel vers un compte officiel Epitech
Mettre en place un pipeline de relecture et de mise en ligne automatisées (CI/CD)
Scanner régulièrement la sécurité des applications (sujet porté par l'équipe SI, pas propre à Zeno)
Depuis le 20/09, les machines de vérification de GitHub ne démarrent plus (paiement du compte en échec, constaté par l'équipe) : mise en ligne, sauvegarde de la base et lanceurs de scripts de production basculés le 20/09 sur nos propres machines. 75 outils (réparations de données, diagnostics, contrôle nocturne) y tournent encore : inutilisables tant que le paiement n'est pas rétabli — état du compte à confirmer
Nouvelle version — instance Digital Valley : outil de mise en ligne en production créé le 29/09 (manuel, sauvegarde avant chaque mise en ligne et chaque nuit, retour automatique à la version précédente si les contrôles échouent). Mise en service réelle à confirmer
Le 06/10, une faille signalée dans un composant tiers a bloqué toutes les mises en ligne (le contrôle automatique a joué son rôle) ; corrigée le jour même
ObservabilitySurveillance des erreurs et de la santé du système
En cours
CDC Non Franck Birbaⓘ 20/08 ›
Les erreurs du site sont enregistrées automatiquement
Tableau de bord de santé du système en temps réel
Alertes email automatiques en cas de panne — enrichies les 19-20/08 : chaque e-mail précise l'impact, les causes probables, quoi faire et le délai d'intervention attendu
Bloqué : la moitié des tâches automatiques de fond n'est pas surveillée
Bloqué : les alertes ne partent que par email, pas sur un canal d'équipe
Être alerté automatiquement avant l'expiration d'un certificat de sécurité
Avoir une vue unique de ce qui se passe en temps réel sur l'ensemble des serveurs
La nouvelle version (instance Digital Valley, mise en ligne outillée le 29/09) n'est surveillée ni par le tableau de bord de santé ni par les alertes de panne ; l'envoi de ses erreurs à l'outil de suivi est prévu, branchement à confirmer
AdmissionDe la candidature à l'inscription officielle
Fonctionnel Communication (WhatsApp)
CDC Oui Franck Birbaⓘ 15/10 ›
Un candidat peut remplir et envoyer son dossier en ligne
Le staff suit chaque candidat étape par étape jusqu'à la décision
Organisation des entretiens avec rappels automatiques — désormais filtrable par campus
Le jury peut noter et évaluer les candidats ; les candidats déjà admis restent visibles au filtre même après avoir avancé dans les étapes suivantes
Suivi après acceptation : contrat avec la bonne identité légale selon le campus, vraies instructions de paiement de la scolarité, justificatif de paiement ajoutable après coup
Création de parcours d'admission automatisés
Relances groupées possibles directement depuis la liste des candidats, sans limite de 50
Plusieurs bugs corrigés fin août (candidat mal repositionné après un changement, saisie effacée par erreur pendant une relance)
Incident du 09/09 : l'écran de suivi post-admission était devenu très lent (jusqu'à 30 secondes) — corrigé et revérifié rapide en production
Les relances et confirmations envoyées à la main sont désormais traçables (qui, quand) ; un blocage silencieux de 48h sans explication a été corrigé
Six écrans de listes qui chargeaient parfois toutes les données au lieu d'une page ont été corrigés (candidats, étudiants, contacts, partenaires, automations, liens marketing)
Contrat d'inscription signé en ligne — en production le 10/09 : envoi depuis le suivi post-admission (plusieurs admis à la fois) ou la fiche candidat, déjà rempli, jusqu'à trois signataires (candidat, représentant légal si mineur, payeur) ; le candidat suit dans son espace qui a signé et qui doit encore signer ; dossier avancé automatiquement une fois signé ; rappels automatiques de signature (48 h × 3 puis appel) actifs depuis le 11/09 ; les treize informations du contrat (rentrée, diplôme, montants, versions, exemplaires calculés) se renseignent dans Zeno et bloquent l'envoi si elles manquent — en production depuis le 16/09
Après la décision du jury, informations complémentaires, documents et paiement se font en parallèle et le contrat suit le formulaire (les quatre parcours en service remis en ordre en production le 10/09) ; export des admis au format attendu pour la création des comptes Epitech
Avant le premier contrat réel — équipe admissions : promotions rentrée 2026 (programme exact, date de début, campus, droits de scolarité, frais annexes) liées au modèle DocuSeal ; intitulé et niveau des diplômes sur les cursus ; régime de reconnaissance des campus ; versions des annexes dans les réglages ; e-mail du responsable financier dans les dossiers. Au 06/10 : d'après Franck Birba, les premiers étudiants signent leur contrat (voir le chantier Signatures électroniques) ; les e-mails automatiques utilisent l'expéditeur du campus depuis le 23/09. Le remplissage complet de ces informations pour toutes les promotions ne se vérifie pas depuis le code
Relances scolarité et documents : nouvelle règle décidée le 14/09 (rappel J+N après la publication de la décision, si le fait attendu manque encore) et correctif fusionné le jour même ; mise en production et bascule des quatre relances à confirmer. Au 06/10 : l'outil de bascule est prêt depuis le 14/09, mais rien dans le code ne dit s'il a été lancé en production ; le pilotage des relances affiche depuis le 28/09 cinq listes de suivi post-admission
Vérification des pièces du dossier, en production le 18/09 : la pièce s'affiche directement à côté de la liste (plus de fenêtre à ouvrir et refermer pour chacune), filtres par campus, cursus et type de pièce, passage automatique à la pièce suivante ; et la liste suit ce que chaque parcours demande réellement (le CIP à Cotonou, pas à Abidjan) — avant, le CIP n'apparaissait jamais, une pièce non demandée s'affichait « manquante » et le passage au contrat restait bloqué sur un dossier complet
À constater par l'équipe admissions sur un dossier réel de Cotonou : le CIP apparaît bien dans la liste des pièces à vérifier (contrôlé par des tests automatiques et sur des données de démonstration, pas encore sur un vrai dossier). Règle à confirmer : une pièce facultative jamais déposée n'est plus affichée « manquante »
Informations du dossier corrigeables et complétables : une information déjà envoyée (date de naissance, email d'un parent, réponses du formulaire) peut être corrigée par le candidat ou par le staff, sans redéclencher les emails déjà partis, avec une trace de chaque correction (en production depuis le 21/09) ; des informations complémentaires jamais remplies ne s'affichent plus comme faites et le staff peut les compléter depuis la fiche du candidat (en production le 22/09)
Reste à faire du dossier d'inscription, en un seul bilan (28/09) : sur la fiche du candidat, dans le suivi post-admission (prochaine action, dossiers bloqués côté famille ou côté équipe, inscrits) et dans le pilotage des relances ; « inscrit » veut désormais dire inscription validée. Livré, mise en production à confirmer
Certificat de scolarité envoyé automatiquement à l'étudiant (parents en copie) dès que le dossier est signé et la première tranche payée (23/09, à activer parcours par parcours) ; depuis le 29/09 son état est visible sur la fiche et ses blocages (date de naissance manquante sur 3 dossiers sur 5 constatés le 29/09) sont levés, avec rattrapage des certificats bloqués ; depuis le 02/10 il mentionne bien les parents. Livré, mise en production et rattrapage à confirmer
L'étape « documents » ne passe que lorsque l'équipe a validé chaque pièce demandée, et non plus au simple dépôt (29/09). Livré, mise en production à confirmer
Écran des contrats : recherche et filtres par campus, promotion et type (23/09) ; un contrat envoyé ne s'affiche plus comme un brouillon (23/09) ; les inscrits redeviennent sélectionnables dans le suivi post-admission pour le contrat, les relances et l'export (25/09). Livré, mise en production à confirmer
Correctifs fin septembre - début octobre : date de naissance de pré-inscription qui se perdait (la plupart des candidats traités comme majeurs au contrat), avec rattrapage (21/09) ; écran de suivi post-admission beaucoup plus rapide (environ 100 fois moins d'allers-retours avec le serveur) (21/09) ; e-mails automatiques avec l'expéditeur du campus (23/09) ; admis devenus étudiants qui ne retrouvaient plus leur espace candidat (23/09) ; campus d'un étudiant aligné sur celui de sa promotion après un changement (incident du 23/09, corrigé le 28/09) ; compte de l'équipe qui devenait « étudiant » en testant le parcours (30/09) ; un candidat ne peut plus modifier lui-même son étape ou sa décision (05/10). Livrés, mise en production à confirmer
Une fiche en double, créée quand un candidat se réinscrit avec une autre adresse e-mail, peut être fusionnée dans le vrai dossier, qui reprend cette adresse sans e-mail envoyé ; refusé si la fiche en double porte déjà un paiement, un contrat ou un dossier (15/10). Livré, mise en production à confirmer
CommunicationEmails, newsletters, boîte de réception, partenaires
Fonctionnel
CDC Oui Alex Russelⓘ 06/10 ›
Envoi d'emails groupés avec modèles réutilisables
Création et envoi de newsletters personnalisées
Journal consultable de toutes les communications envoyées
Pour un envoi fait depuis un fichier Excel/CSV : la fiche de détail affiche la liste réelle des destinataires (avec le statut livré/échec de chacun) et permet de retélécharger le fichier importé
Boîte de réception centralisée pour le portail candidat
Gestion des partenaires et liens traçables
Bloqué : la boîte de réception ne couvre encore que le portail candidat
Nouvel écran de création d'automations en place, mais l'ancien reste encore accessible en parallèle — bascule pas terminée
Le taux d'ouverture est calculé pour les envois groupés, mais pas encore pour les emails automatiques envoyés un par un
Envoi groupé depuis un fichier Excel : tous les onglets du fichier sont désormais lus (avant le 14/09, seul le premier l'était : 13 destinataires sur 173 dans un cas réel), et le bilan sépare « accepté », « livré » et « rejeté » — livré le 14/09, mise en production à confirmer
Les emails automatiques partent avec l'adresse d'expédition du campus du destinataire — livré le 23/09, mise en production à confirmer
Les lettres d'information destinées aux parents sont consultables dans le portail parent — livré le 06/10, mise en production à confirmer
CampusVie étudiante, événements, fiche étudiant
Fonctionnel
CDC Non Giovanniⓘ 06/10 ›
La fiche d'un étudiant affiche une vue d'ensemble complète (situation académique, administrative, financière, alertes de décrochage)
Organisation d'événements avec inscriptions et invitations
Prise de rendez-vous en ligne avec l'équipe pédagogique
Bloqué : le suivi des sanctions disciplinaires n'a jamais été vérifié en profondeur. Le 18/09, l'entrée « Discipline » a été retirée du menu du nouveau Campus : elle n'était qu'un raccourci vers les Événements, aucun écran de discipline n'existe dans le nouveau Campus
Certificat de scolarité conforme au modèle officiel, généré depuis la fiche de l'étudiant — en production le 22/09 : texte du modèle au mot près, bonne année universitaire, filiation (un tuteur n'est jamais présenté comme un parent), signature et papier à en-tête du campus, numéro officiel unique par campus ; s'il manque une information, l'écran dit laquelle et où la corriger. Les quatre autres documents générés restent inchangés. Pas encore vérifié à l'écran sur un vrai étudiant ; l'émission pour toute une promotion est prévue ensuite. Livré le 23/09 : code et QR de vérification publique, révocation, éditeur des textes, émission aussi depuis la fiche Pédagogie ; le 02/10 : filiation reprise de la fiche candidat si elle manque (mise en production à confirmer). Au 06/10, l'émission pour toute une promotion n'existe toujours pas
Certificat de scolarité émis et envoyé automatiquement à l'étudiant (parents en copie) quand son inscription est validée — livré le 23/09, corrigé le 29/09 ; option désactivée par défaut, activation à confirmer
Un étudiant changé de promotion suit désormais le campus de sa nouvelle promotion (certificat, signataire, numérotation) — livré le 28/09 après un incident du 23/09, mise en production à confirmer
Fiche étudiant : relevé académique et photo repris de l'intranet Epitech, calendrier des absences, mesure réelle de l'assiduité — livré le 27/09, mise en production à confirmer
Tableau de bord Campus à 5 indicateurs, sur données réelles uniquement — livré le 17/09, mise en production à confirmer
Invitations au portail parent envoyées en masse depuis le Campus, sans jamais relancer un parent déjà invité ou rattaché — livré le 05/10, mise en production à confirmer
Événements : un parent, un étudiant ou un candidat ne peut plus inscrire ni désinscrire quelqu'un d'autre que lui-même — corrigé le 06/10 ; les événements ouverts aux familles s'affichent dans le portail parent (06/10)
Infrastructure & ÉquipementsBâtiments, salles, matériel (patrimoine)
Fonctionnel
CDC Non Giovanni ATCHAOUEⓘ 21/08 ›
Gestion des bâtiments et des salles
Réservation de salle avec vérification automatique de disponibilité
Fiche salle consultable via un code QR sur la porte
Bloqué : la gestion complète du matériel n'est pas encore construite, seule la consultation existe pour l'instant. Précision du 06/10 : c'est vrai pour la nouvelle application ; l'ancien écran Inventaire (création, modification, import, scan) existe encore à son ancienne adresse, hors du menu. Aucun travail sur le sujet depuis le 21/08
FormulairesCréation, collecte et export de formulaires — et unification des deux outils de formulaires en un seul
Fonctionnel Ancien outil encore au menu (brouillons seulement)
CDC Non Giovanni ATCHAOUEⓘ 07/10 ›
Création de formulaires classés par thème
Consultation des réponses dans un tableau
Export des réponses en Excel
Unification, dernière étape : retirer l'ancien outil « Formulaires (ancien) » du menu. Depuis le 07/10 il ne contient plus que des brouillons (dont 2 suivis bien-être notés, sans équivalent dans le nouvel outil) : retrait possible, à décider
Unification : le nouvel outil reprend les types de questions utiles de l'ancien (classement par ordre de préférence, date et heure, curseur, choix par images…) — 20-21/08
Unification : les anciennes adresses des formulaires renvoient automatiquement vers le nouvel outil
Unification : comptage fait le 06/10 — l'ancien outil sert encore (4 formulaires ouverts, 96 réponses en 90 jours, dont 91 inscriptions à l'atelier coding d'Abidjan) ; ses liens circulent hors de Zeno
Nouvelle version de Zeno : un seul outil de formulaires, qui intègre les questionnaires notés de l'ancien (16/09) et ses écrans de réponses et de statistiques (05/10) — Franck Birba. Ne concerne pas encore Epitech, qui reste sur Zeno actuel
Les 4 formulaires encore ouverts recréés dans le nouvel outil avec leurs 96 réponses, anciens liens redirigés vers les nouveaux — fait en production le 07/10
Portail parentSuivi de l'enfant (niveau, progression, projets, présences), rendez-vous et vie du campus
Fonctionnel Paiements en attente de l'intégration Odoo
CDC Partiel Pissanoⓘ 06/10 ›
Un parent voit ses enfants, leurs résultats (niveau, progression, projets), présences, documents — la page « Notes » a été retirée le 24/09, aucune note n'étant saisie dans Zeno
Tableau de bord d'activité de code avec alerte si difficulté
Demande et suivi de rendez-vous avec l'équipe
Échanges avec l'école via « Contacter le campus » (demandes suivies) — l'ancienne messagerie a été retirée le 21/09
Suivi des paiements de scolarité — démenti depuis le 20/09 : la page n'affiche plus aucun montant, en attente de l'intégration Odoo
Écran d'accueil du parent simplifié à l'essentiel, menu de navigation encombré retiré
Écrans de connexion (parent et étudiant) refaits aux couleurs officielles Epitech
Bloqué : certains compteurs du tableau de bord restent vides pour l'instant
Bloqué : un compte parent non relié à son enfant ne voit rien (déblocage manuel nécessaire) — depuis le 24/09, un nouveau compte ne s'ouvre plus que par invitation, qui relie l'enfant d'office, et les parents reliés par l'adresse du tuteur voient de nouveau toutes les pages ; les comptes anciens restés sans enfant sont toujours à reprendre à la main
Les écrans du suivi sont alimentés par les données my.epitech (le token attendu n'est plus un blocage) — depuis le 02/10
Tous les écrans du portail refaits dans le nouveau design, plus aucune donnée inventée affichée — 24 au 28/09
Invitation des parents en masse par les équipes du campus — 05/10
Vie du campus : événements ouverts aux familles (avec inscription), nouvelles du site, posts des réseaux du campus, lettres aux familles — fusionné le 06/10, mise en production à confirmer
Faille corrigée : un compte portail pouvait inscrire ou désinscrire quelqu'un d'autre à un événement — fusionné le 06/10, mise en production à confirmer
En cours : revue de l'interface avec le responsable du Bachelor
Faille corrigée : n'importe qui pouvait se créer un compte parent avec l'adresse d'un tuteur et voir le dossier de l'enfant — accès désormais sur invitation seulement, livré le 24/09, mise en production à confirmer
PédagogiePromotions, notes, présences, identité pédagogique
En cours Réimport complet des étudiants supprimés, groupe par groupe (deux groupes faits)
CDC Non Pissanoⓘ 03/10 ›
Création et suivi des promotions
Saisie des notes module par module
Suivi de présence des étudiants — constat du 27/09 : les relevés de présence saisis dans Zeno ne correspondent plus à aucun étudiant actuel ; l'assiduité affichée sur la fiche étudiant vient désormais de my.epitech (séances manquées par projet)
Conseils de classe et de discipline
Import/export de listes d'étudiants
Les anciens cursus remplacés n'apparaissent plus à tort comme un problème dans le suivi des mouvements pédagogiques
Un bouton dédié fait passer une promotion au niveau supérieur, avec historique et droits restreints
La fiche d'un étudiant n'affiche plus que des informations réellement disponibles
Cause d'un incident de données trouvée : 695 fiches étudiantes pointaient vers une promotion supprimée, nettoyées après sauvegarde de sécurité
Garantie ajoutée : un étudiant ne peut plus jamais être enregistré sans promotion réelle
Premier groupe d'étudiants (PGE Abidjan) réimporté correctement comme preuve que le nouveau circuit fonctionne
Deuxième groupe réimporté : promotion 2029 de Cotonou, données corrigées et bien rattachées au cursus/promotion/spécialité
À faire : réimporter progressivement les autres groupes d'étudiants supprimés
Les écrans de gestion des cursus/promotions déclarent les spécialités et les rentrées possibles (septembre, janvier) — livré dès le 10/08, constaté le 06/10 ; spécialité de l'étudiant unifiée le 04/09
Bloqué : certains contenus de formation pas encore traduits en français
Promotions réelles d'Epitech récupérées automatiquement depuis my.epitech, sans doublon — 10/09
Le campus d'un étudiant suit toujours celui de sa promotion (suite à un incident du 23/09) — 28/09, mise en production à confirmer
Émission des documents officiels depuis la fiche étudiant de la pédagogie — 23/09
Portail étudiantEspace en ligne dédié aux étudiants
En cours
CDC Non Pissanoⓘ 05/10 ›
Un seul bouton flottant (assistant Jarvis + Contacter le campus) au lieu de deux superposés — 16/09
Portail alimenté par les données my.epitech (profil, absences, projets, emploi du temps, notes et compétences, stages, documents) — 30/09
Fonctions perdues restaurées (carrière, notes, emploi du temps, événements) et états de chargement/erreur affichés — 01/10
Faille corrigée : un compte parent ou candidat créé avec l'adresse d'un étudiant voyait son dossier — 01/10, mise en production à confirmer
15 écrans refaits dans le nouveau design + « Connecter en tant que » rétabli pour le personnel — 05/10, mise en production à confirmer
Les étudiants pas encore réinscrits côté Epitech ne voient plus un portail vide — 05/10
Pédagogie — AnglaisSuivi et placement anglais
En cours
CDC Oui Alex Russelⓘ 23/09 ›
Suivi automatique des scores TepiTech depuis la plateforme centrale Epitech — depuis le 17/09, lu directement sur my.epitech avec l'historique daté de chaque passage (l'ancien outil Sauron est retiré)
Rappels automatiques par email avant une session — un bug qui empêchait silencieusement leur envoi en production a été corrigé le 21/08
Planification de sessions, saisie des évaluations, portail dédié aux formateurs
Le suivi d'assiduité sur les outils externes (7Speaking, PrepMyFuture) doit encore être importé à la main — depuis le 17/09, le temps passé et la connexion 7Speaking arrivent automatiquement par my.epitech ; le niveau 7Speaking et tout PrepMyFuture restent importés à la main
Campagnes de suivi individuel des étudiants, portail dédié aux coachs, export et réimport Excel avec aperçu avant enregistrement — 01-02/09
Écran Objectifs : cibles chiffrées, échéances et état atteint ou non à date — 17-18/09
Passage d'année scolaire automatique : résultats archivés par année, niveau acquis conservé — 20/09
Sessions d'évaluation individuelles ou de groupe, modifiables après création (ajout/retrait d'étudiants, archivage) — 18 au 23/09
Career CenterStages, conventions, alumni, partenaires
Fonctionnel CDC bloqué — point d'avancement prévu le 31/08
CDC Non Franck Birbaⓘ 05/10 ›
Préparation des modèles de convention refaite façon PandaDoc (signataire sur le champ, alignement automatique, taille reprise, annuler, dupliquer, copier d'une page à l'autre) ; contrôle automatique de la fluidité avant livraison — en production depuis le 25/09
Les entreprises publient et gèrent leurs offres
Modération des offres avant publication
Candidature et suivi de conversion en stage
Convention de stage signée en ligne (entreprise → étudiant → école)
Profil et suivi des anciens étudiants (alumni)
Rappels automatiques quand une signature tarde
Signalé le 14/08 comme pas totalement terminé — à préciser
Statistiques des conventions refaites : où ça bloque et chez quel signataire, annulations et renvois, export — livré le 28/09, mise en production à confirmer
Un étudiant ne peut plus recevoir une deuxième convention tant qu'une autre est en cours ; fin anticipée d'un stage déclarable avec date et motif — livré le 30/09, mise en production à confirmer
Plus aucun e-mail d'évaluation envoyé aux tuteurs depuis le 29/09 (décision métier), en attendant un chantier dédié à l'évaluation des stages
Enregistrer un modèle de convention à partir d'un long PDF ne tombe plus en erreur — livré le 02/10, mise en production à confirmer
Travail de Spynel resté hors de la version en service (23 changements, 12/08 → 09/09 : espace étudiant, annuaire des partenaires, profils pour recruteurs, file d'attente des conventions…) — intégration en cours par Franck Birba et Cédric (06/10)
Signatures électroniquesNouvel outil central pour envoyer et signer des documents en ligne
Fonctionnel
CDC Non Franck Birbaⓘ 06/10 ›
Écran dédié pour préparer et envoyer un document à signer
Page de signature aux couleurs de l'école, sans redirection vers le site de l'outil externe
Possibilité d'exiger un ordre précis de signature (ex. l'entreprise avant l'étudiant)
Relance manuelle si un signataire tarde à répondre
Lien direct vers la fiche de l'étudiant, du candidat, du contact ou du partenaire concerné
Faille de sécurité corrigée : le point d'accès à l'outil externe n'était protégé par aucune vérification d'identité en production
Mis en ligne le 10/09, avec le contrat d'inscription des admissions comme premier usage
Taille du texte réglable champ par champ dans la préparation des modèles (8, 10, 12 ou 14), taille 10 par défaut pour tout nouveau champ : le texte ne devient plus illisible dans les zones basses — en production le 18/09
Premier usage réel en production : les étudiants ont commencé à signer — 06/10, d'après Franck Birba
Les autres équipes basculeront vers l'outil une par une, sur décision explicite
Contrat d'inscription et annexes signés comme un seul dossier — en production le 22/09 : sur la fiche d'une promotion, on joint au contrat ses annexes (obligatoires ou facultatives, dans l'ordre voulu, copiables depuis une autre promotion) ; sur la fiche du candidat, chaque document est suivi (qui a signé, relance document par document), avec l'annonce « dossier signé » ou « dossier bloqué ». Livré (vérifié dans le code le 06/10) ; en usage en production d'après Franck Birba
Signature de l'école apposée automatiquement sur le contrat et ses annexes (image de signature du responsable du campus) ; l'envoi est bloqué, avec un message clair, si le campus n'a pas d'image — en production le 22/09, mais l'essai sur un vrai document prévu avant la mise en ligne n'a pas été fait : à réaliser avant le prochain envoi de contrat. Depuis le 01/10 (vérifié dans le code), le document final porte la signature de l'école, y compris par contresignature des contrats signés avant ; contrats en circulation en production d'après Franck Birba
Un candidat affecté à la main à une promotion reçoit bien le contrat de cette promotion, avec le diplôme de son cursus ; avant, l'envoi était refusé (« aucune promotion ne correspond ») dès que la promotion choisie différait de la candidature — en production le 22/09, à constater sur le cas signalé (Programme Grande École 2031, Cotonou). Vérifié dans le code le 06/10 : la promotion affectée au candidat fait foi
Signatures du dossier d'inscription enfin enregistrées dans Zeno (elles étaient ignorées jusque-là), avec rattrapage des signatures manquées — 28/09
Fin de contrat qui pouvait se perdre quand deux signataires terminent au même instant (1 sur 8 lors d'un essai) — corrigé le 21/09
Envoi et relance des contrats en groupe fiables, remplacement en groupe des contrats partis avant les annexes — 24-25/09
PDF signés consultables depuis la fiche du candidat — 29/09
Préparation des modèles sans erreur de délai sur les gros PDF (signatures, CRM, conventions) — 02/10
Design systemApparence et marques visuelles
En cours
CDC Non —ⓘ 05/10 ›
6 marques visuelles prêtes, changement automatique selon le site — plus une 7e apparence propre au Hub étudiant Kernel depuis le 08/09
Création semi-automatisée d'une nouvelle marque pour un client
Vérification automatique de la lisibilité des couleurs
Bloqué : beaucoup d'écrans utilisent encore des couleurs figées au lieu de la marque — et ça augmente : 504 couleurs figées dans 60 fichiers au 06/10, contre 409 dans 37 fichiers au 18/07. Le contrôle ne tourne que la nuit et ne bloque aucune livraison
Bloqué : pas encore de vérification visuelle automatique avant mise en ligne
Nouvelle version : 5 marques préparées le 14/09 (Digital Valley, Epitech, Takabytes, Afrikedutech, Future Studio), kit d'écrans de la version actuelle repris le 02/10, apparence Digital Valley appliquée le 02/10 (police, densité, ton des libellés), revue sur mobile du 03 au 05/10
DEVKORATests de code pour les candidats/étudiants
Fonctionnel
CDC Non Edwinⓘ 05/10 ›
Exécution réelle de code dans 38 langages
Essais illimités avant le rendu final
Plusieurs types d'épreuves combinables (code, QCM, terminal...)
Invitation automatique liée aux admissions, bon test selon la filière
Détection de comportements suspects pendant le test
Incident du 26-27/08 corrigé : un candidat peut désormais terminer et envoyer son test même après une coupure réseau
La supervision technique des erreurs est maintenant active sur l'écran de passage de test (elle ne l'était pas avant, alors que cet écran est public)
L'interface actuelle est utilisée sans blocage ; une nouvelle interface existe en maquette, pas encore mise en place
Signalé le 03/10 : l'équipe pédagogique ne pouvait pas ouvrir Devkora (renvoyée vers l'écran Communication). Corrigé le 03/10 ; le même jour, modifier l'équipe Pédagogie dans les réglages ne lui retire plus l'accès à Devkora (désormais une case à cocher) ; le 04/10, droits vérifiés par le serveur alignés sur l'écran pour toutes les équipes. Mise en production à confirmer, à essayer avec un compte pédagogique
JarvisAssistant IA pour aider un étudiant à comprendre et avancer sans lui donner la solution
En cours Base de connaissance : l'outil pour charger tous les sujets de cours existe depuis le 26/09, remplissage réel à confirmer
CDC Non Edwinⓘ 05/10 ›
Bulle flottante et écran dédié, avec historique des conversations conservé
Va chercher les vrais projets, notes et résultats de l'étudiant pour répondre à ses questions
Ne donne jamais de note ni de corrigé, même si on le lui demande directement
Réglage du moteur de langage et du ton de l'assistant ouvert au staff, sans avoir besoin de redéployer le site
Chaque réponse est désormais vérifiée par une seconde IA avant d'être envoyée à l'étudiant, avec une chance de correction si elle ne respecte pas les règles
Même en aidant à corriger un bug, l'assistant explique ligne par ligne au lieu de donner le code corrigé tout fait
5 tests automatiques couvrent ce nouveau contrôle
La base de connaissance des sujets de cours n'est remplie que pour un seul module sur toute la scolarité. Depuis le 26/09, elle peut se remplir automatiquement chaque nuit avec tous les supports de cours (jamais les corrigés) ; remplissage réel en production à confirmer
Le moteur de langage utilisé par défaut n'a pas été testé en conditions réelles avant la mise en ligne
Jarvis Code : l'étudiant utilise Jarvis depuis son ordinateur (terminal, éditeur, application) avec son compte Zeno, et l'assistant lit ses notes et résultats de tests my.epitech — livré le 26/09, mise en production à confirmer
Suivi de la consommation par étudiant et par jour, pour maîtriser le coût — livré le 26/09
Panne « Assistant indisponible » constatée le 21/09 corrigée ; une réponse en échec n'est plus enregistrée dans l'historique — livré le 01/10, mise en production à confirmer
Remplir la base de connaissance n'épuise plus le crédit du chat (fournisseur séparé possible) — livré le 01/10
Capacités de l'assistant réglables par promotion : 4 actives (lecture), 4 prévues en veille (travail sur fichiers et code) — livré le 01/10
Écran Jarvis du portail étudiant au nouveau design — livré le 05/10, mise en production à confirmer
Fonctionnel — utilisé au quotidien En cours — utilisable, des parties encore en travaux Bloqué — ne fonctionne pas ou dépend d'une autre équipe Pas démarré